Szukasz oszczędności i chcesz pobrać gotowy wzór umowy wdrożeniowej z internetu? Owszem, w sieci znajdziesz dziesiątki darmowych szablonów. Niestety, paradoksalnie takie podejście może oznaczać dla Ciebie ogromne koszty. Musisz pamiętać, że umowa wdrożeniowa stanowi podstawę projektu IT. To właśnie od niej w dużej mierze zależy, czy proces wdrożenia będzie przebiegać sprawnie, czy Twoja firma uniknie kosztownych sporów i czy taka inwestycja zacznie przynosić zyski. Właśnie dlatego zamiast bezrefleksyjnie wykorzystywać gotowy wzór umowy wdrożeniowej, znacznie lepiej powierzyć doświadczonemu prawnikowi przygotowanie takiego kontraktu z myślą o Twojej firmie.
Umowa wdrożeniowa jest złożonym kontraktem, którego nie da się przenieść na żaden uniwersalny wzór
Umowa wdrożeniowa określa zasady współpracy przy wprowadzaniu nowego oprogramowania lub systemów IT w Twojej firmie. Reguluje m.in. harmonogram prac, podział odpowiedzialności między stronami, prawa autorskie do oprogramowania, warunki gwarancji, standardy obsługi serwisowej systemu, a także odpowiedzialność za kwestie związane z cyberbezpieczeństwem.
Tym samym stanowi podstawę współpracy między zamawiającym a wykonawcą. To właśnie dzięki umowie wdrożeniowej każda ze stron wie, jakie ma obowiązki, w jakim terminie musi je realizować i jakie są konsekwencje niewywiązania się z nich.
Co ważne, każde takie wdrożenie rozwiązania IT różni się m.in. zakresem funkcjonalnym, wykorzystywaną technologią, liczbą użytkowników końcowych, czasem potrzebnym na realizację projektu oraz specyficznymi wymaganiami branżowymi. W końcu zupełnie inne potrzeby będzie mieć np. gabinet lekarski zawierający umowę wdrożeniową, a już znacznie odmienne – sklep internetowy.
A tam gdzie istnieją tak duże rozbieżności, nie ma szans na stworzenie jednego, uniwersalnego wzoru umowy wdrożeniowej, która sprawdzi się w każdym przypadku. Efekt jest taki, że gotowe wzory są albo zdecydowanie zbyt ogólne, albo bardzo niedopasowane do specyfiki konkretnych biznesów.
Brakujące klauzule to otwarta droga do sporów z wykonawcą
Skoro wiadomo już, że gotowy wzór umowy wdrożeniowej może zawierać braki, to warto odpowiedzieć sobie na pytanie – co to właściwie może oznaczać?
W takich internetowych wzorach może brakować np. postanowień dotyczących odpowiedzialności za opóźnienia, precyzyjnych procedur odbioru poszczególnych etapów projektu. Często brakuje też zapisów o karach umownych, a jeśli są – pozostają oderwane od specyfiki konkretnego projektu. Bardzo często brakuje również ustanowienia jasnych zasad rozwiązywania problemów technicznych po wdrożeniu. Właśnie dlatego, że precyzja jest w tym zakresie możliwa tylko, jeśli pod uwagę weźmie się konkretny projekt.
W efekcie dzięki korzystaniu ze wzoru może się okazać, że wykonawca właściwie bezkarnie jest w stanie przekraczać terminy (bo nie ma jak wyegzekwować od niego konkretnych działań czy rekompensaty na podstawie umowy), dostarcza oprogramowanie niespełniające Twoich oczekiwań i zostajesz bez narzędzi prawnych do obrony swoich interesów. W przypadku trudności musisz liczyć wyłącznie na dobrą wolę drugiej strony –a to bardzo ryzykowna strategia biznesowa, gdy w grę wchodzą dziesiątki lub setki tysięcy złotych.
Nieaktualne przepisy mogą uczynić Twoją umowę bezwartościową
Wiele darmowych umów krążących w internecie zawiera postanowienia, które są przestarzałe lub niezgodne z obowiązującym prawem.
Może to dotyczyć przepisów Kodeksu cywilnego, ustawy o prawie autorskim czy regulacji dotyczących ochrony danych osobowych (RODO). Dzieje się tak dlatego, że w wielu przypadkach nikt nie aktualizuje tych wzorów – zostają umieszczone w sieci i zapomniane.
Pół biedy, jeśli przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego, jak szybko zmienia się prawo i zadba o skorzystanie z wzoru, który opracowano stosunkowo niedawno. Nie każdy jednak ma tę świadomość. Tym bardziej, że nawet jeśli publikacja miała miejsce np. 3 miesiące temu, to wciąż możliwy jest scenariusz, w którym nowelizacja niektórych przepisów weszła w życie przed tygodniem.
W skrajnych przypadkach całość lub część takiej umowy wdrożeniowej korzystającej z nieaktualnego wzoru może okazać się nieważna. W efekcie zamiast solidnego zabezpieczenia prawnego dysponujesz dokumentem, który w przypadku sporu wcale nie ułatwi Ci dochodzenia swoich praw. Co więcej, przestarzałe zapisy mogą narazić Twoją firmę na dodatkowe kary lub sankcje ze strony organów nadzoru, szczególnie w obszarze ochrony danych osobowych.
Umowy pisane przez dostawcę oprogramowania –dlaczego na takie rozwiązanie lepiej również się nie godzić?
Pozostaje jeszcze jedna możliwość – a co jeśli to dostawca oprogramowania zatrudnił prawnika, który opracował dla niego umowę? Przecież wtedy omijasz zagrożenia związane z korzystaniem z uniwersalnych wzorów i niezgodnością z obowiązującym prawem.
To prawda, ale pamiętaj, że taka umowa została opracowana dla wykonawcy. Oznacza to, że prawnik skupił się na zabezpieczeniu właśnie jego interesów. Istnieje więc duża szansa, że zawierając tego rodzaju kontrakt bez konsultacji z prawnikiem, zobowiążesz się do przejęcia na siebie większości obowiązków i ryzyk.
Przykłady niekorzystnych zapisów: brak kar za opóźnienia po stronie dostawcy, ograniczona gwarancja, przerzucenie ryzyka problemów technicznych na Ciebie, niejasne warunki odbioru czy klauzule wyłączające odpowiedzialnośćwykonawcy za szkody w Twoim biznesie. Właśnie dlatego i stosowanie tego rodzaju umów (a przynajmniej bez wcześniejszego skonsultowania ich treści z Twoim prawnikiem) również nie będzie dla Ciebie najlepszym rozwiązaniem.
Co zyskujesz, zlecając opracowanie umowy wdrożeniowej prawnikowi?
Jak widzisz, rozwiązanie jest właściwie tylko jedno – dobra umowa wdrożeniowa to taka, która została zaprojektowana przy uwzględnieniu specyfiki Twojego biznesu. Tylko wtedy otrzymujesz dokument odpowiadający wyzwaniom realizowanego projektu i skutecznie chroni interesy firmy. Oznacza to:
- Dopasowanie do Twoich potrzeb – umowa uwzględnia specyfikę branży, wielkość firmy i cele wdrożenia.
- Bezpieczeństwo realizacji – jasno określone terminy, etapy, procedury odbioru i kary za opóźnienia.
- Gwarancja jakości i kosztów – brak ukrytych opłat, precyzyjny zakres prac.
- Ochrona prawna – zgodność z RODO, prawem autorskim i Kodeksem cywilnym, sprawiedliwy podział odpowiedzialności.
- Uniknięcie sporów – jasne mechanizmy rozwiązywania problemów i zapisy eliminujące rozbieżne interpretacje.
W razie potrzeby prawnik, któremu powierzysz opracowanie takiej umowy, może też reprezentować Cię w trakcie negocjacji z wykonawcą. Zadba, by Twoje interesy były właściwie chronione nawet po wprowadzeniu ewentualnych zmian, których domaga się kontrahent.
Uwzględnia przy tym wszystkie aspekty, które z Twojego punktu widzenia mogą mieć znaczenie – m.in. kwestię praw autorskich, podziału odpowiedzialności, realistycznego harmonogramu czy szczegółowych procedur odbioru każdego etapu projektu.
Profesjonalnie skonstruowana umowa wdrożeniowa to nie koszt, lecz inwestycja w bezpieczeństwo i opłacalność Twojego projektu IT. W razie problemów będziesz w posiadaniu skutecznych narzędzi prawnych do obrony swoich interesów, zamiast liczyć na dobrą wolę wykonawcy. Właśnie dlatego nie sięgaj po gotowy wzór umowy wdrożeniowej – skorzystaj z pomocy doświadczonego radcy prawnego.
