Podpisanie umowy na wdrożenie systemu IT to zdecydowanie nie tylko formalność. Jeśli taki kontrakt zostanie źle skonstruowany, może pociągać za sobą dodatkowe koszty i generować wiele problemów – m.in. tych związanych z działaniem systemu czy toczeniem długotrwałych sporów prawnych. Właśnie dlatego tego rodzaju umowy są skomplikowane i każdy szczegół ma w nich znaczenie. Pod uwagę trzeba wziąć tak wiele elementów, że na ten temat opublikowaliśmy już jeden artykuł. W kolejnym wpisie z serii skupimy się na równie ważnych obszarach takiego kontraktu. Z tego artykułu dowiesz się, jak zabezpieczyć swoje interesy, ustalić sprawiedliwe wynagrodzenie i uniknąć najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców.
Kiedy Twoja firma rzeczywiście potrzebuje umowy wdrożeniowej?
Umowa wdrożeniowa jest potrzebna, gdy firma chce wprowadzić nowy system informatyczny albo dostosować ten już istniejący do swoich potrzeb. Na jej zawarcie decydują się przede wszystkim firmy, które planują usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa za pomocą cyfryzacji. Z tego powodu umowa wdrożeniowa często dotyczy takich rozwiązań jak system ERP, CRM czy system oprogramowania do obsługi magazynu.
Każdej ze stron zależy, by współpraca przebiegała możliwie najsprawniej i bez zbędnych sporów. Wykonawca i zamawiający powinni też dokładnie wiedzieć, co leży w zakresie ich obowiązków i czego mogą oczekiwać. Z tego powodu wszystkie te kwestie (a także wiele innych, do czego przejdziemy zaraz) trzeba doprecyzować właśnie w ramach zawieranej umowy wdrożeniowej. Tym bardziej, że jest to tzw. umowa nienazwana, a tym samym nie znajdziesz jej w przepisach Kodeksu cywilnego.
Czemu umowa wdrożeniowa jest umową nienazwaną? I co to oznacza w praktyce?
Jeśli zawierasz np. umowę przewozu albo umowę leasingu, podstawowe prawa i obowiązki stron oraz inne ważne elementy związane z takim kontraktem uregulowane są w Kodeksie cywilnym.
Inaczej wygląda to w przypadku umów nienazwanych, takich jak umowa wdrożeniowa. Jej treść w całości opiera się na zasadzie swobody umów zawartej w art. 3531 Kodeksu cywilnego. Ty i wykonawca macie więc właściwie pełną dowolność co do uregulowania praw, obowiązków, sposobu zapłaty czy sposobu oddania prac (oczywiście w granicach prawa).
Z tego powodu umowa wdrożeniowa może np. przypominać po części umowę o dzieło – w końcu przewiduje stworzenie konkretnego rezultatu (np. nowego systemu informatycznego). Innym razem bliżej będzie jej do umowy zlecenia, np. w przypadku przeprowadzania konfiguracji czy testów systemu, w których znaczenie ma przede wszystkim staranne działanie.
W praktyce do umowy wdrożeniowej stosuje się więc przepisy ogólne Kodeksu cywilnego, a także regulacje dotyczące umów o dzieło czy zlecenia. A do tego mnóstwo dodatkowych postanowień zgodnych z założeniami stron i z zakresem realizowanego projektu. Ta dowolność może być mieczem obosiecznym – zapewnić dużą swobodę, a z drugiej strony stwarzać ryzyko konfliktów i nieporozumień. Jesteś jednak w stanie tego uniknąć, starannie sporządzając umowę. Pod uwagę trzeba wziąć przede wszystkim strony umowy, kwestie związane z wynagrodzeniem, karami umownymi i możliwością zatrzymania wynagrodzenia.
Strony umowy – jak zabezpieczyć się przed chaosem komunikacyjnym?
Przy podpisywaniu umowy wdrożeniowej trzeba precyzyjnie wskazać, kogo ona dotyczy. Jak wiesz już z poprzedniego wpisu, stronami umowy są zamawiający (przedsiębiorstwo lub organizacja potrzebująca nowego narzędzi do pracy) oraz wykonawca (firma informatyczna zajmująca się przygotowaniem i wdrożeniem systemu).
Nie wystarczy jednak, że w umowie podasz dane obu stron. Musisz też zadbać o wskazanie osób odpowiedzialnych za kontakt i realizację projektu. Dzięki temu wiesz, do kogo zwrócić się w razie problemów czy pytań. Unikasz też sytuacji, w której sprawy „giną” w firmowej korespondencji.
W projektach IT często współpracuje kilkanaście osób z różnych działów. Bez jasnego wskazania koordynatorów projektu po każdej stronie, komunikacja staje się chaotyczna, decyzje są podejmowane przez niewłaściwe osoby, a Ty tracisz kontrolę nad przebiegiem wdrożenia.
Sposoby wynagrodzenia wykonawcy i płatność w transzach
W umowie wdrożeniowej bardzo ważne jest dokładne opisanie wynagrodzenia wykonawcy i zasad jego wypłaty. W tym zakresie masz 2 główne możliwości:
- Wynagrodzenie ryczałtowe – ustalasz z góry jedną, stałą kwotę za cały projekt, niezależnie od tego, ile pracy faktycznie będzie on wymagał. To rozwiązanie korzystne dla Ciebie, ale wykonawcy często zawyżają wtedy cenę, by zabezpieczyć się przed nieprzewidzianym nakładem pracy.
- Wynagrodzenie kosztorysowe oznacza, że opłata zależy od faktycznych kosztów i czasu realizacji projektu. Stwarza to jednak również ryzyko, że końcowa kwota okaże się znacznie wyższa od wstępnych ustaleń.
Często też w tak złożonych kontraktach płatność dzieli się na mniejsze kwoty, które płacisz po zakończeniu kolejnych etapów wdrożenia. Płatność w transzach zwykle jest dla Ciebie najlepszym rozwiązaniem. Dzięki takiemu sposobowi rozliczenia możesz na bieżąco reagować na niedociągnięcia, śledzić efekty pracy i zachować pełną kontrolę nad tym, za co płacisz. Wykonawca w ten sposób ma z kolei większą motywację do terminowej realizacji kolejnych etapów.
Uważaj na wysokość kary umownej w umowie wdrożeniowej!
W umowie wdrożeniowej często pojawiają się kary umowne, które chronią Twoje interesy w razie opóźnień lub niewykonania określonych funkcjonalności przez wykonawcę – np. za niedotrzymanie terminu wdrożenia lub problemy z działaniem systemu.
Na pierwszy rzut oka mogłoby się więc wydawać, że warto wpisać w umowę najwyższą kwotę, na jaką wykonawca będzie skłonny się zgodzić. To jednak tylko pozornie zapewni Ci większe bezpieczeństwo. W Kodeksie cywilnym znajduje się bowiem przepis, zgodnie z którym sąd może obniżyć karę umowną, jeśli uzna ją za wygórowaną w stosunku do Twoich interesów.
Tym samym potrzebny jest balans: kwota powinna być realistyczna, a jednocześnie na tyle wysoka, by motywowała wykonawcę do rzetelnej pracy. Samo ustalenie wysokości kary umownej to jednak zaledwie część sukcesu. Równie ważne jest precyzyjnie ustalenie warunków jej naliczania. Np. wskazanie, czy obowiązuje za każdy dzień opóźnienia, czy dopiero po przekroczeniu terminu o określoną liczbę dni.
Często stosuje się też podejście, zgodnie z którym kara umowna naliczana jest osobno dla poszczególnych części projektu. W ten sposób jako zamawiający z pewnością masz zapewnioną większą kontrolę nad wdrożeniem i w najszerszym zakresie zabezpieczasz się przed opóźnieniami. Zwiększasz szanse na to, że projekt zostanie wykonany zgodnie z umową, a nawet jeśli tak się nie stanie – że otrzymasz satysfakcjonującą rekompensatę w postaci kary umownej.
Dlaczego warto wprowadzić do umowy wdrożeniowej możliwość zatrzymania części wynagrodzenia?
W umowie wdrożeniowej możesz zastrzec, że część wynagrodzenia wykonawcy będzie zatrzymana do czasu zakończenia wszystkich prac. Oznacza to, że zapłacisz w całości dopiero wtedy, gdy projekt zostanie w pełni ukończony, a ewentualne usterki naprawione.
W ten sposób możesz dopilnować, że wykonawca zadba o wszystkie etapy wdrożenia i „nie ucieknie” przed dokończeniem pracy zgodnie z ustaleniami. Praktyką jest wstrzymanie 10-20% całkowitego wynagrodzenia.
Możesz ustalić, jaka część wynagrodzenia będzie wstrzymana oraz w jakich sytuacjach zostanie wypłacona. W umowach wdrożeniowych wskazuje się na przykład, że nastąpi to po testach systemu i odbiorze końcowym, po okresie gwarancyjnym lub po wyeliminowaniu wszystkich błędów krytycznych.
Pamiętaj – wykonawcy często próbują negocjować obniżenie kwoty zatrzymanej lub skrócenie okresu zatrzymania. Dla Ciebie jako zamawiającego takie ustępstwa nie są jednak korzystne, bo wiążą się z mniejszym zabezpieczeniem dla terminowej i bezbłędnej realizacji projektu.
Nie popełnij tego błędu – skorzystaj z pomocy prawnika
Odpowiednio przygotowana umowa wdrożeniowa pozwala nie tylko ustalić jasne zasady współpracy, ale też chroni Cię przed nieuczciwymi praktykami i dodatkowymi kosztami. Precyzyjne wskazanie stron umowy, wybór właściwego modelu wynagrodzenia, realistyczne kary umowne i możliwość zatrzymania części płatności to klucz do tego, by projekt zakończył się sukcesem – bez ryzyka przepłacenia czy niekończących się poprawek.
Jeśli planujesz zawarcie umowy wdrożeniowej, skonsultuj jej treść z radcą prawnym specjalizującym się w opracowywaniu umów wdrożeniowych. Dzięki temu zyskasz pewność, że kontrakt jest bezpieczny, zabezpiecza Twoje interesy finansowe i pozwoli Ci skutecznie egzekwować obowiązki wykonawcy.
