Na co uważać przy podpisywaniu umowy wdrożeniowej IT, żeby nie wpaść w kosztowne pułapki? Źle opisany zakres prac to jeden z najczęstszych powodów sporów i opóźnień w projektach informatycznych. W efekcie zamiast sprawnie działającego systemu możesz dostać niedopracowane rozwiązanie i dodatkowe faktury do zapłaty.
W tym artykule podpowiadamy, jak precyzyjnie określić zakres obowiązków stron w umowie wdrożeniowej, jakie postanowienia są najważniejsze i w których miejscach najczęściej kryją się pułapki prawne. Dzięki temu łatwiej zabezpieczysz swoje interesy i unikniesz niepotrzebnych kosztów czy sporów.
Jak dobrze opisać przedmiot umowy wdrożeniowej?
Jednym z najważniejszych punktów umowy wdrożeniowej IT jest dokładny opis tego, co ma zostać dostarczone. Może to być np. system ERP, platforma e-commerce czy dedykowana aplikacja dla Twojej firmy.
Dobrze opisany przedmiot umowy odpowiada na pytania:
- Jaki dokładnie system ma zostać dostarczony i uruchomiony,
- Jakie funkcje powinien spełniać i w jakim zakresie zostanie opracowany,
- Przez kogo zostanie wprowadzony i na rzecz kogo.
Pamiętaj też o rozróżnieniu zakresu prac. Czy wykonawca zajmie się wyłącznie instalacją i konfiguracją systemu, czy również jego integracją z innymi narzędziami, z których korzystasz (np. CRM, system magazynowy, oprogramowanie księgowe)? Brak takiego doprecyzowania to najczęstsza przyczyna sporów. Wykonawca może uznać, że integracja nie była objęta umową, a Ty staniesz przed koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów.
Wdrożenie i konfiguracja systemu IT – co trzeba uregulować w umowie?
Kolejnym ważnym elementem umowy wdrożeniowej IT jest dostosowanie i konfiguracja oprogramowania do indywidualnych potrzeb zamawiającego. Może to oznaczać m.in. stworzenie dodatkowych raportów, dostosowanie formularzy, zmianę interfejsu czy powiązanie modułów z procesami biznesowymi klienta.
Z tego powodu tak ważne jest, by dokładnie wskazać w umowie, jakie modyfikacje i konfiguracje zostaną wykonane oraz kto odpowiada za ich opis i akceptację. Dzięki temu zamawiający i wykonawca będą mieć pewność, że w ten sam sposób rozumieją zakres obowiązków stron w umowie wdrożeniowej i że system będzie spełniał swoje zadanie, bo zostanie wyposażony we wszystkie potrzebne funkcje.
Prawa autorskie do oprogramowania przy realizacji umowy wdrożeniowej – przeniesienie czy licencja?
Pamiętaj, że jeśli składasz zamówienie na wykonanie oprogramowania, może to oznaczać, że druga strona na Twoje zamówienie opracuje utwór w rozumieniu Ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych.
Zgodnie z ustawą o utworze możemy mówić po spełnieniu 3 warunków:
- Jest to wynik pracy twórczej człowieka,
- Ma indywidualny charakter,
- Jest utrwalony w takiej formie, że inne osoby mogą się z nim zapoznać.
W przypadku umów wdrożeniowych często dochodzi do spełnienia tych warunków, a tym samym w ramach realizacji umowy otrzymujesz utwór. Wtedy natomiast musisz zapewnić sobie prawo do legalnego korzystania z takiego systemu.
W jaki sposób to uregulować? Pierwszym z rozwiązań jest przeniesienie majątkowych praw autorskich na zamawiającego. Wtedy może on czerpać korzyści ekonomiczne z dostarczonego systemu, a nawet udzielać na niego dalszych licencji. W przypadku umowy przenoszącej prawa szczególnie ważne jest dokładne opisanie pól eksploatacji, czyli wszystkich sposobów, w jakie możesz korzystać z utworu.
Drugie rozwiązanie to natomiast uzyskanie licencji (wyłącznej lub niewyłącznej), czyli zezwolenia na korzystanie z utworu przez określony czas i na ustalonych warunkach. Wtedy też prawa majątkowe wciąż pozostają przy twórcy.
Jak łatwo zauważyć, z perspektywy zamawiającego korzystniejsze będzie nabycie praw autorskich do utworu. Wykonawcy natomiast może zależeć na tym, by jedynie udzielić licencji (wtedy mógłby nawet udzielać jednocześnie prawa do korzystaniu z tego samego systemu kilku podmiotom, jeśli byłaby to tzw. licencja niewyłączna).
Integracja oprogramowania – kto ponosi odpowiedzialność za błędy?
Kolejnym ważnym aspektem umowy wdrożeniowej jest odpowiedzialność za oprogramowanie. W końcu żeby mogło ono działać, trzeba zadbać o zgodność techniczną z innymi elementami należącymi do zamawiającego. Z tego powodu w umowie koniecznie trzeba zadbać o wyraźne wskazanie zakresu odpowiedzialności za ewentualne nieprawidłowości w wykonanej usłudze.
W praktyce integracja nowego oprogramowania z istniejącą infrastrukturą IT zamawiającego zazwyczaj należy do obowiązków wykonawcy. To on odpowiada za to, aby system został prawidłowo połączony z innymi elementami środowiska IT, np. bazami danych, serwerami czy innymi aplikacjami.
Musisz jednak pamiętać, że do Twoich obowiązków będzie z kolei należeć współpraca z wykonawcą i stworzenie warunków pozwalających na przeprowadzenie integracji. Oznacza to udostępnienie potrzebnych zasobów, informacji technicznych czy zapewnienie dostępów.
Krótko mówiąc: wykonawca zajmuje się działaniami technicznymi, a Ty oferujesz wsparcie i współdziałanie, tak aby proces integracji przebiegł sprawnie i bez zbędnych opóźnień.
Przekazanie dokumentacji technicznej – nie trać kontroli nad systemem
Zakres obowiązków stron w umowie wdrożeniowej musi odnosić się także do przekazania dokumentacji technicznej. Najlepiej precyzyjnie wskazać, jakie dokładnie dokumenty techniczne wykonawca ma Ci przekazać po realizacji prac. Dzięki temu zyskasz pełną możliwość korzystania z zamówionego oprogramowania. Będziesz też wiedzieć, jak działa system i jakie rozwiązania zostały zastosowane.
Wspomniana dokumentacja techniczna powinna obejmować m.in.:
- instrukcje obsługi dla użytkowników końcowych i administratorów,
- dokumentację architektury systemu,
- opis konfiguracji środowiska,
- specyfikacje techniczne poszczególnych modułów,
- a także – jeżeli strony tak ustalą – kod źródłowy i jego komentarze.
Te dokumenty mają ogromne znaczenie dla samodzielnego rozwoju, utrzymywania lub serwisowania systemu w przyszłości. Pozwalają Ci też zyskać pełną świadomość tego, jakie działania zostały podjęte w ramach wdrożenia systemu.
Wsparcie techniczne – kiedy skończy się bezpłatna pomoc wykonawcy?
Raz opracowany i wdrożony system nie będzie już zawsze działał bez przeszkód. Z tego powodu w umowie wdrożeniowej musisz jasno określić zasady wsparcia, jakie wykonawca ma obowiązek zapewnić – np. czy obejmuje ono konsultacje, pomoc programistyczną, wsparcie techniczne lub konfigurację systemu.
Istotne jest też ustalenie, jak długo możesz korzystać z takiej pomocy bez dodatkowych opłat. Możliwe są różne podejścia – np. wprowadzenie określonego czasu po wdrożeniu albo w ramach wyznaczonych etapów.
Żeby nie było wątpliwości, jakie działania wchodzą w zakres takiej pomocy technicznej, a które trzeba już postrzegać jako osobną usługę (a co za tym idzie – dodatkowo płatną), musisz dokładnie opisać zakres wsparcia, wskazując, czy dotyczy ono jedynie podstawowych funkcji systemu, czy także rozwoju i nowych modułów.
Umowa powinna także przewidywać procedury zgłaszania problemów oraz czas reakcji wykonawcy. Dobrą praktyką będzie również dodanie zapisów o usługach utrzymania systemu oraz podkreślenie obowiązku współpracy obu stron.
Odbiór prac – jak uniknąć rozczarowań i opóźnień?
Przy zawieraniu umowy wdrożeniowej ważne jest ustalenie, czy odbiór prac nastąpi jednorazowo na końcu projektu, czy też na zakończenie poszczególnych etapów. To drugie rozwiązanie dobrze sprawdzi się w przypadku dużych projektów. Wtedy masz możliwość kontrolowania postępów na bieżąco, reagowania na pojawiające się problemy i przekazywania uwag wykonawcy.
Dzięki temu łatwiej unikniesz sytuacji, w której efekt działań znacząco odbiega od oczekiwań. Dla wykonawcy oznacza to natomiast konieczność regularnego potwierdzania wykonywanych prac oraz możliwość wcześniejszego wystawiania faktur, wraz z realizacją poszczególnych etapów. Co równie ważne, takie podejście zmniejsza ryzyko poważnych błędów ujawnianych dopiero przy odbiorze końcowym.
Chcesz zawrzeć umowę wdrożeniową? Nie podpisuj kontraktu bez konsultacji z prawnikiem!
Umowa wdrożeniowa to nie tylko formalność, ale kluczowy dokument decydujący o tym, czy projekt IT zakończy się sukcesem. Precyzyjne określenie przedmiotu wdrożenia, zakresu prac, odpowiedzialności stron, zasad wsparcia, przekazania dokumentacji czy praw autorskich pozwoli Ci uniknąć nieporozumień i nieprzewidzianych kosztów.
Jednocześnie po przeczytaniu tego artykułu pewnie doskonale zdajesz sobie sprawę, jak wiele elementów musisz wziąć pod uwagę, żeby zabezpieczyć swoje prawa i żeby zadbać o jak najpłynniejszy przebieg współpracy. A warto zaznaczyć, że omówiliśmy zaledwie część z nich – kolejnym elementom przyjrzymy się w następnych wpisach z tej serii.
Pamiętaj – im bardziej szczegółowa i dopracowana umowa, tym mniejsze ryzyko, że system nie spełni oczekiwań Twojej firmy albo że pojawią się spory z wykonawcą. Właśnie dlatego, jeśli planujesz wdrożenie systemu IT, skonsultuj umowę z prawnikiem specjalizującym się w nowych technologiach. Dzięki temu zyskasz pewność, że postanowienia umowy chronią Twoje interesy i są dopasowane do potrzeb konkretnego zamówienia. Zwiększysz też swoje szanse na zakończenie projektu zgodnie z planem – bez zbędnych kosztów i nerwów.
