Wielu przedsiębiorców boryka się z nieopłaconymi fakturami. Można więc powiedzieć, że windykacja jest nieodłączną częścią każdego biznesu. Co więcej, nawet jeśli nie prowadzisz firmy, to prędzej czy później spotkasz się w życiu z sytuacją, w której trzeba będzie się upomnieć o spłatę należności. A jeśli już tak się stanie, warto wiedzieć nie tylko, jak skutecznie odzyskać pieniądze, ale też jakie działania są dozwolone. Cel nie zawsze uświęca środki i czasami nawet nieświadomie możesz przekroczyć pewne granice. Pojawia się więc pytanie – jak prowadzić windykację zgodnie z prawem?
Czym jest windykacja?
Windykacja to wszystkie te czynności, które mają zmobilizować drugą stronę do spłaty długu, a tym samym – umożliwić odzyskanie należnych Ci pieniędzy. Dotyczy przy tym zawsze zaległych płatności. A mówiąc po prawniczemu – sytuacji, w których Twoja wierzytelność stała się wymagalna. Oznacza to, że działania windykacyjne możesz uruchomić dopiero w momencie, gdy termin płatności upłynął, a na Twoim koncie nie pojawiła się kwota określona na fakturze.
Co jednak równie ważne, windykacja musi odbywać się w określonych granicach. A niestety granice te są często przekraczane, zwykle na etapie windykacji miękkiej. Szczególnie w przypadkach, gdy osoby nie do końca zaznajomione z przepisami postanawiają rozpocząć proces odzyskania należności od dłużnika na własną rękę.
Rodzaje windykacji należności: windykacja polubowna (miękka) i windykacja sądowa (twarda)
A skoro już mowa o zakresie windykacji i jej poszczególnych etapach, warto wspomnieć, że odzyskanie długu w ramach windykacji może odbyć się poza salą sądową, na drodze polubownej. Jest to tzw. windykacja miękka. Nie zawsze jednak tego rodzaju działania przynoszą efekt i wtedy konieczne jest już podjęcie kroków w ramach windykacji twardej (sądowej).
Droga sądowa wzbudza wiele obaw. Po pierwsze, pociąga za sobą koszty. Po drugie, zabiera czas, a na odzyskanie pieniędzy często trzeba czekać znacznie dłużej, niż gdy zawrzesz porozumienie poza salą sądową. Po trzecie, większość osób drogę sądową traktuje jako ostateczność i próbuje za wszelką cenę jej uniknąć. Takie działania nie są jednak wcale tak czasochłonne i stresujące, jak mogłoby się wydawać, ale tej kwestii przyjrzymy się w dalszej części artykułu.
Jak prowadzić windykację miękką zgodnie z prawem?
Jeśli Twój kontrahent lub klient nie opłacił wystawionej faktury, to w pierwszej kolejności Twoje działania powinny sprowadzać się do upomnienia się o uregulowanie należności – np. w formie maila, SMS-a czy kontaktu telefonicznego. Może się okazać, że brak zapłaty nie wynika wcale ze złej woli. Być może Twój klient po prostu zapomniał o płatności lub faktura zagubiła się w księgowości.
Tu właśnie trzeba wspomnieć o pierwszej ważnej kwestii: upominanie się o zapłatę długu jest Twoim prawem. Musisz jednak korzystać z niego z rozsądną częstotliwością i w rozsądnym czasie. Codzienne zasypywanie kontrahenta lub klienta telefonami, mailami i SMS-ami (a jeszcze gorzej – robienie tego w nocy) może wprawdzie bardzo skutecznie zmotywować go do zapłaty, ale i jednocześnie być uznane za nękanie. W efekcie choć może i odzyskasz pieniądze, to przy okazji poniesiesz konsekwencje swoich działań.
W ramach przeprowadzanej windykacji nie możesz też stosować gróźb karalnych i znieważać dłużnika, choć mamy nadzieje, że to akurat jest dla każdego oczywiste. Tak samo o ile masz prawo np. wspomnieć, że jeśli polubowne próby rozwiązania sprawy nie przyniosą efektu, wniesiesz pozew do sądu, to już na pewno nie możesz przekazywać nieprawdziwych informacji o tym, co czeka Twojego kontrahenta lub klienta, gdy takiej faktury nie opłaci.
Jeśli wydaje Ci się, że dobrym pomysłem będzie poinformowanie o całej sytuacji inne osoby – np. sąsiadów Twojego dłużnika, jego rodzinę czy pracodawcę, to jesteś w błędzie. W ten sposób też przekroczysz granice wyznaczoną przez prawo. Przy okazji uważaj też na informacje publikowane w social mediach. Bardzo często zdarza się, że sfrustrowani przedsiębiorcy zamieszczają wpisy informujące, że nie polecają współpracy z daną osobą. Dodatkowo nazywają ją oszustem czy naciągaczem. Łatwo przekroczyć granicę, która będzie oznaczała, że doszło do zniesławienia. A to po raz kolejny może oznaczać dla Ciebie konsekwencje prawne.
Jak powinna przebiegać skuteczna windykacja polubowna?
Skoro wiadomo już, czego nie można robić, gdy zdecydujesz się przeprowadzić windykację miękką, to możemy przejść już do odpowiedzi na pytanie – jakie kroki warto podjąć, by zwiększyć szanse na skuteczne odzyskanie należności?
Windykacja polubowna – o ile jest prowadzona prawidłowo i zgodnie z prawem – to najlepsze rozwiązanie. Dzięki niej szybciej odzyskujesz dług, sprawa jest dla Ciebie stosunkowo mało stresująca, a przy okazji możesz zachować dobre relacje z drugą stroną umowy.
Jeśli w wyniku pierwszych podjętych przez Ciebie kroków okaże się, że druga strona np. nie jest w stanie zapłacić w terminie, możesz próbować ustalić nowe warunki w ramach negocjacji. Musisz jednak dobrze się do tego przygotować.
Przed negocjacjami z dłużnikiem ustal, na jakie warunki jesteś w stanie się zgodzić. Tak naprawdę kluczowe będzie zachowanie balansu między 3 kwestiami: empatią, pamiętaniem o tym, że płatność Ci się należy i masz prawo się jej domagać oraz zadbaniem o zabezpieczenie swoich praw: np. pisemnego ustalenia nowego terminu i warunków spłaty.
Etapem windykacji polubownej jest też przygotowanie wezwania do zapłaty. To proste pismo, które możesz sporządzić samodzielnie, choć lepszy efekt prawdopodobnie wywrze, gdy podpisze się pod nim prawnik. Będzie to wyraźny sygnał dla dłużnika, że korzystasz z profesjonalnej pomocy i że perspektywa wniesienia pozwu jest naprawdę prawdopodobna. A to może skutecznie zmotywować drugą stronę do szybkiej płatności albo przynajmniej do podjęcia negocjacji ugodowych.
Windykacja twarda i odzyskanie długu – jak to wygląda w praktyce i czy czeka Cię długa batalia sądowa?
Jeśli Twój kontrahent lub klient nie chce negocjować warunków spłaty długu i nie reaguje na wezwania do zapłaty, kolejnym krokiem będzie już skorzystanie z metod przewidzianych w ramach windykacji twardej.
Pozew o zapłatę i postępowanie nakazowe lub upominawcze
Kiedy polubowne próby odzyskiwania należności nie przynoszą efektu, możesz spróbować zmusić dłużnika do uregulowania długu, angażując w całą sprawę sąd. Z pewnością nie jest to dla Ciebie atrakcyjna perspektywa.
Dobra wiadomość jest jednak taka, że sądowy proces windykacji należności zwykle prowadzony jest w tzw. trybie uproszczonym: w ramach postępowania nakazowego lub upominawczego. Prawdopodobnie te nazwy niewiele Ci mówią. To, co jednak na pewno ma dla Ciebie znaczenie, to fakt, że nie ma klasycznych rozpraw, rozbudowanego postępowania dowodowego, Twoja obecność w sądzie zwykle nie jest konieczna, a sąd stosunkowo szybko wydaje nakaz zapłaty (zamiast wyroku).
Jeśli obawiasz się kosztów windykacji, to mamy kolejną dobrą wiadomość. Gdy sąd uzna, że druga strona powinna Ci zapłacić, będzie musiała zwrócić także poniesione przez Ciebie koszty sądowe.
Egzekucja komornicza i odzyskanie pieniędzy z majątku dłużnika
Nakaz zapłaty wydany przez sąd może stać się tzw. tytułem wykonawczym. A mówiąc prościej – jeśli zostanie opatrzony przez sąd w klauzulę wykonalności, na tej podstawie masz prawo skierować wniosek do komornika, by wszczął postępowanie egzekucyjne.
Istnieje jednak szansa, że w ogóle nie będzie to potrzebne do odzyskania zadłużenia. Zwykle gdy pozwana strona otrzymuje prawomocny zakaz zapłaty z sądu, nie stara się już dalej unikać uregulowania długu i pogarszać swojej sytuacji. Zamiast tego zwraca Ci pieniądze i na tym windykacja wierzytelności się kończy.
Jak prowadzić proces windykacji? Windykacja samodzielna czy z pomocą kancelarii?
Teoretycznie pomoc kancelarii prawnej nie jest Ci potrzebna na żadnym etapie windykacji. Możesz zająć się samodzielnym ściąganiem długu zarówno w ramach działań polubownych, jak i potem na własną rękę przygotować pozew sądowy, uzyskać tytuł egzekucyjny i skierować wniosek do komornika.
Nie bez powodu jednak wiele osób decyduje się prowadzić windykację z pomocą kancelarii zamiast windykować samodzielnie.
Po pierwsze, kancelaria prawna doskonale zna przepisy i wie, jakich granic nie można przekraczać. Zadba więc, by cel windykacji został zrealizowany i to możliwie jak najszybciej, ale by jednocześnie nie odbyło się to kosztem renomy Twojej firmy lub nie pociągało za sobą nieprzyjemnych konsekwencji prawnych.
Po drugie, jeśli radca prawny lub adwokat z danej kancelarii od lat prowadzi tego typu sprawy, to ma doświadczenie, którym Ty nie dysponujesz. A im większe doświadczenie, tym łatwiej skutecznie odzyskiwać pieniądze i to już na najwcześniejszych etapach. Pomoc kancelarii może więc okazać się skuteczna już nawet podczas negocjacji.
Po trzecie, czasami sama świadomość, że reprezentuje Cię profesjonalista wystarczy, by dłużnik szybko zapłacił. Samodzielne przygotowanie wezwania do zapłaty z informacją, że na dalszym etapie skierujesz sprawę do sądu niekoniecznie zrobi na kimś wrażenie. Co innego jednak, jeśli pod takim wezwaniem znajduje się podpis radcy prawnego. Wtedy jest to wyraźny sygnał, że masz świadomość swoich praw i podejmujesz już konkretne działania w celu windykacji długów.
Po czwarte, kancelaria może skutecznie prowadzić windykację bez angażowania Cię na każdym kroku. Kiedy prawnicy działają, Ty masz czas, by zająć się innymi sprawami (np. rozwijaniem biznesu) ze świadomością, że nad przebiegiem windykacji czuwa profesjonalista.
Na koniec jeszcze jedna ważna uwaga. Pamiętaj, że kancelaria prawna i firma windykacyjna to nie to samo. W tej drugiej zwykle pracują osoby bez tytułu radcy prawnego lub adwokata, a czasem nawet bez ukończonych studiów prawniczych. Sprawdź więc uważnie, komu powierzasz swoją sprawę, jeśli się na to zdecydujesz.
